企业内部信息共享机制问题的探讨
原创 2019-04-28 18:31:32

企业发展需用到有形资源和无形资源, 有形资源相对容易得到,例如游戏中的七巧 板,但最难处理的往往是无形资源中的信息 资源。各组的计分卡片、学员的观点、技能 强项都是游戏环节中的关键信息,碎片化的 信息重新拼图后,能够对游戏获胜起到至关 重要的作用。而在游戏之初,信息共享机制 的缺失已为失败埋下了伏笔,主要体现在三 个方面:

1. 信息分享意识薄弱

游戏中每组只有5块色板和1张60分值 的任务卡,只要稍动脑筋便可以猜想到只是 目标 800 分中的冰山一角,但是强烈的竞争 意识和绝对利益的排他性,使得整个组织被 割裂成 7 座信息孤岛,即便游戏中期六组上 交了有形资源七巧板,也没有对信息资源形 成统一有效的管理,因而第七组(管理者) 无法判断有价值的信息从而做出有效决策。

在企业实际环境中,会碰到组织博弈中 存在着猜疑链和囚徒困境,利己排他的本能 会使得个体或部门害怕与别人共享了有用信 息后自己失去竞争优势,所以他们会趋于将 价值大的市场信息、努力学来的工作技巧、 思维方法保存起来,拒绝分享。

2. 信息传递渠道不畅

游戏中信息传递不畅也是影响信息共享 机制形成的重要因素。规则设定各组之间成 员不得传递资源,但是不妨碍直接和间接信 息交流,但组员间很少有交流互动,出现沟 通壁垒;部分学员已得出接近正确答案的观 点想法,或只限于组内交流对外旁观、或因 环境嘈杂阻碍下情上达、或因向上反馈了但淹没在信息海洋中而被忽视;而负责资源整 合协调的第七组,也没有利用有效沟通渠道 (话筒)进行统一指挥,信息孤岛则“孤” 上加“乱”。

企业经营过程中也因为部门墙效应,形 成了生产、技术、财务、人事、销售等信息孤岛, 信息孤岛造成资源无法共享、信息资源闲置。 部门分割、资源独享、沟通不畅、管理成本高、 办事效率低是很多大型企业存在的一种顽疾。

3. 信息分拣监督机制缺失

游戏中混乱无序、众说纷纭的嘈杂环境, 使得为数不多有价值的信息石沉大海,太多 无效信息干扰管理者作出有效判断,造成这 种局面的原因是信息没有得到有效分拣、提 炼和精准推送。组织规模越大,信息量就越多, 信息分拣的重要性就越突出

企业运作中,常常缺乏对信息有效的分 拣提炼和严格的监督管理,信息层层汇总和 牵涉部门利益的人为调整后,信息延迟、数 据失真也是普遍存在的现象,从而使信息失 去其应有的价值。往往小道消息传得快,真 实有价值信息传不到管理者耳中。

综上所述,信息共享机制的缺失或已成 为组织走向规模发展的瓶颈。本文从六个方 面探索建立信息共享机制的途径:

1. 共同愿景

彼得·圣吉提出学习型组织蓝图时,提出 了企业愿景的概念,愿景是一种期望的未来


景象或意象,赋予人更强的事业使命感和责 任感,能激发出巨大驱动力和勇气,企业尊 重个人的愿景,并在此基础上建立共同愿景, 而使集体远比个体更有智慧。

企业还需将愿景进一步分解成企业使命, 战略目标,中短期目标和部门目标,只有个 体目标和组织目标趋于一致,才能驱动个体 在实现工作目标中进行信息共享。

2. 组织结构扁平化和弹性化

企业内部信息共享要求组织结构模式的 转变。至少需要两个特征:

(1)扁平化。组织结构处于扁平状 , 内 部层级结构简单 , 等级观念弱化。简单的层级 结构有助于形成开放的、学习的、互动的知 识传播和反馈渠道。

(2)弹性化。组织结构具有变动性 , 能 够不断使企业目标与外部环境变化相适应。 员工本身是知识的载体,员工在各部门之间 或层级之间流动,有助于信息的传播和共享。

日本许多企业对内打破等级观念、突破 组织边界,员工以平等的身份参与企业事务 讨论;对外鼓励员工与供应商、顾客进行交流。 日企超强的适应性、骄人的业绩应归因于这 种跨边界信息流动、促进信息共享的组织模 式。

3. 企业文化

文化是影响共享行为最重要的因素,共 享文化的基因包括互惠,无私,信任等。比 如达文波特认为相互信任是知识交易的灵魂, 信息共享的基础是信任而非金钱 , 组织中应当 倡导信任文化。

企业的文化基因可以通过领导者责任, 内外培训等方式传播,潜移默化的影响员工 的共享行为。比如管理者之间能够互通信息, 向下传递高层信息,并帮助他们理性分析和 评估,通过走动式、敞开式管理倾听基层的 声音,养成和基层员工交流的习惯;定期举行内部分享培训,鼓励员工互相欣赏,共同 交流,互相学习,共同进步,构建信息共享 的文化氛围。

4. 有效激励

企业采用绩效薪酬制度,个人考核和激 励过程中不单纯考虑个人的工作绩效,还要 考虑个人所在团队或部门的绩效;对信息共 享行为进行量化加分,引导更多信息共享的 行为。

许多知识型企业已经将信息共享行为作 为评价员工表现的重要因素,四巨头之一的 安永会计师事务所的员工通过信息共享做出 的相关贡献在绩效评估中占 1 / 5;巴克曼实 验室每年评出 100 名优秀知识共享员工;美 国贝恩公司,员工高达 1 / 4 的年度薪酬, 取决于和公司其他人员进行了多少高质量的 人际对话。

5. 搭建信息共享平台

平台的建立为企业员工进行信息共享提 供了中介,共享活动的效率将会大幅度提高。 平台可以借助信息化手段如成立智库,内部 论坛等形式,编制信息地图,以便更快捷的 检索信息;也可以采用传统平台如月会制度, 内部刊物交流。惠普组建了知识管理委员会, 设立首席知识执行官,成立读书会,开展正 式会议和非正式交流,也是一种有趣的信息 共享平台尝试。

6. 打造集约化信息传递模式

企业应该不断强化基于内部控制的信息 传递通道建设,关注信息的收集、加工、传 递、报告与反馈。(1)建立和制定与企业经 营目标相结合的信息沟通制度,包括会议制 度、报告制度、信息发布与披露制度、反馈 制度等。(2)建设信息收集与加工的组织机 构,比如建立企业智囊团,明确职责和任务, 并予以监督考核。(3)完善信息传递的机制, 明确不同等级之间、同一等级不同部门之间、 企业组织内外部直接信息传递的管理办法和 要求,合理保证信息传递的有序。

在互联网日新月异的大数据时代,信息 资源变得愈加重要,越来越多学习型组织的 出现也验证了建立企业信息共享机制的紧迫 性。如果能够管理和利用好信息,势必能提 高企业的核心竞争力,获得更大的市场竞争 优势。

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